Cómo saber si una Apostilla es auténtica: Pasos para verificarla y documentos a comprobar; cuando legalizamos un documento con la Apostilla de La Haya, debemos asegurarnos que la misma sea legitima.
Esta autenticación, reviste mucha importancia cuando alguna institución u organismo extranjero la exigen; bien sea para proseguir estudios, radicarnos, obtener cargos laborales, entre muchos otros. Debido al incremento de la emigración de venezolanos, la oferta de “gestores express” también se ha ampliado. Aumentando el riesgo de caer en las manos de falsificadores o estafadores, que ofrecen la apostilla de manera automática.
Sigamos leyendo, conoceremos cuales son las características de una apostilla legítima y que documentos podemos validar. Además de cual es el organismo con la autoridad para hacerlo, entre otros puntos muy interesantes.
Cómo saber si una Apostilla es auténtica
Esta inquietud es cada vez más frecuente para los venezolanos; quienes nos hemos planteado ir hacia otras latitudes, en busca de mejoras en nuestra calidad de vida. Y en muchas situaciones, nos vemos presionados a conseguir la apostilla de manera muy rápida.
Debido a ello buscamos los servicios de gestores; que hasta hace poco tiempo, realizaban muchos de estos trámites de forma legal en menor tiempo.
Esta situación, ha generado la existencia de supuestos gestores, que basándose en la imperiosa necesidad de obtener sus documentos apostillados; ofrecen realizar la entrega de la documentación en tiempo record, utilizando artimañas y trampas, originando un documento falso.
Para protegernos de recibir documentos con apostillas ilegitimas, comentaremos las cualidades a observar en nuestros documentos legalizados. Así como el procedimiento a seguir, para validarlos ante el Ministerio del Poder Popular de las Relaciones Exteriores. Con la finalidad que estas acciones nos ayuden a garantizar la autenticidad de la apostilla.
Pasos para verificar una Apostilla
En primer lugar, para saber cuando algo no es auténtico, debemos conocer cuales son las características que nos indican que es legítimo. En el caso de la apostilla, existen elementos de legitimidad, que deben estar presentes en todos los documentos que se apostillen.
Actualmente, existen dos modalidades en las que un documento esta apostillado, y cuenta con la legalidad ante las autoridades internacionales interesadas:
- En la modalidad, donde la solicitud de apostilla se hubiese realizado mediante el método de los “casos especiales”, que son las apostillas asignadas por el MPPRE, cuando el interesado justifica no poder esperar la cita online. Debemos tener en cuenta que:
- El documento posea la firma en manuscrito de la autoridad que lo está firmando.
- Debe contar con el sello húmedo del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores, en alguna de sus esquinas.
En principio la presencia de estas cualidades, nos llevan a considerar el documento como válido. A menos que notemos marcas de manipulación o que este forzado.
- La segunda modalidad corresponde al caso que la firma sea electrónica, siendo la utilizada con mayor frecuencia, en vista que es por cita en línea. Debiendo fijarnos en:
- Que el documento que mandamos a apostillar posea el código de validación, bien sea en la parte superior o inferior.
- Al ubicar este código de validación, ingresamos al siguiente enlace del Sistema de Legalizaciones del MPPRE. En el campo denominado Verificar Apostilla, colocaremos el código de validación.
- Luego pulsamos sobre “Enviar”, la respuesta es el documento apostillado, entre otras opciones.
Vale destacar que la presencia del codigo de validación, es exclusiva en los documentos con la apostilla electrónica.
Qué documentos comprobar
Esta es una interrogante muy común al solicitarnos la apostilla de algunos documentos, además de común es muy lógico, en vista que existe cada día más falsificadores.
Tenemos, que la mayoría de documentos personales deben ser apostillados, siendo susceptibles a que les coloquen alguna falsificación. Entre ellos, algunos tienen mayor riesgo de ser falsificados que otros, por la frecuencia con las que se solicita la apostilla.
Encontramos entre ellos, los documentos relacionados con la educación, en especial los títulos universitarios y del bachillerato. Sin olvidar, que también se han visto casos de las notas certificadas, a las que se les han colocado apostillas ilegitimas, invalidando de forma automática el uso que se pueda hacer con ellas.
Tenemos también y con bastante frecuencia, debido a la premura con la que son requeridos, los antecedentes penales. Además de ser solicitados, para un gran número de procesos que formalizan o apertura oportunidades de gran importancia para los interesados, ante las autoridades en los países extranjeros.
Finalmente, con menor frecuencia que los anteriores documentos, se encuentran las actas de matrimonio y las partidas de nacimientos.
Es muy importante acotar que los documentos públicos o privados, deben contar con la certificación de los respectivos ministerios y/o las instituciones, funcionarios públicos que han sido autorizados para tal fin.
Hay documentos civiles que antes de su certificación, deben autenticarse ante Notario Público, como son las Constancias de Trabajo, los Certificados de Cursos y Diplomados, las Cartas de Soltería, las referencias personales y comerciales.
Mientras que los documentos universitarios, deben ser legalizados o refrendados, a través de una cita previa del Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Ciencia y Tecnología. Y los documentos vinculados con el bachillerato, deben poseer el sello de la zona educativa que corresponda a la dirección fiscal de la institución Educativa.
Qué hacer si una Apostilla es falsa
Cuando comentamos que existe la posibilidad que nuestra esperada apostilla sea falsa, inmediatamente pensamos en cómo solucionar esta desagradable situación.
Insistimos que estos casos no son para nada fuera de lo común, y en específico son los venezolanos emigrantes quienes lo viven a diario.
Lamentablemente, no tenemos buenas noticias, pues el documento con una apostilla falsa, es automáticamente inválido. Es decir, no tiene la validez para ningún trámite oficial.
Solo nos queda, proceder a reiniciar el trámite de apostilla, teniendo la responsabilidad de tomar las acciones necesarias. Aquellas que nos garanticen que lo realizamos todo de forma correcta y con la autoridad respectiva; en caso de hacerlo con terceros, asegurarnos que son personas de suma confianza.
Recomendamos, tomar muy en cuenta esta última opción comentada, ya que al no hacerlo bajo las normativas legales, podemos caer en el riesgo de cometer delito, siendo sujetos a ser sancionado por la ley con multa o privativa de libertad.
Qué organismo se encarga de la verificación de Apostilla
Otra de las inquietudes o dudas que se nos presentan a la hora de requerir la apostilla en nuestros documentos, es quien tiene la autoridad o responsabilidad de verificar la Apostilla.
En Venezuela, el organismo encargado de dar validación a todo lo vinculado con las apostillas es el Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores. La realidad es que nos referimos a todo un organismo, el cual está constantemente desarrollando e implementando estrategias para divulgar y legalizar las apostillas venezolanas.
El trámite de verificación es considerado como internacional, y es de gran impacto en la vida del venezolano emigrante, independientemente de las razones que motivan la necesidad de solicitar la apostilla.
En los últimos tiempos, en Venezuela, las solicitudes de documentos que deben ser apostillados se ha incrementado vertiginosamente, generando un gran esfuerzo de parte del organismo autorizado, para dar respuestas.
Debido a ello, el ministerio se enfoca a crear herramientas que hagan más fluido el trámite, siendo una de ellas, la modalidad de autentificación de forma totalmente digital. Con la que se han reducido los tiempos de espera sobre la respuesta si la apostilla es auténtica o es falsa.
Adicionalmente, este sistema permite llevar un mejor control sobre los documentos a ser entregados por el ministerio y los usuarios puedan acceder de forma más directa.
Qué es una Apostilla
Hemos comentado sobre las características de una apostilla y conocer si es autentica, pero no hemos conceptualizado lo que es una apostilla y su finalidad.
Parafraseando su definición, la apostilla consiste en una certificación originada en la Convención de la Haya en el año 1961, para dar autenticidad a los documentos públicos y privados que requieran utilizarse ante autoridades en países extranjeros. Lo que nos lleva a la principal función de la apostilla: certificar la autenticidad de la firma del documento.
Dicho con otras palabras, es sencillamente, un certificado que se adjunta a otro documento para que sea aceptado cuando lo usamos en un país diferente al que da origen al documento.
Quizás suena a algo muy fácil y sin características especiales, pero la realidad es que su importancia radica en que son internacionales. Ya que mediante la Apostilla de la Haya, un país firmante del Convenio de la Haya reconoce la eficacia jurídica de un documento emitido en otro país firmante de dicho Convenio.
El trámite de legalización única, conocido como apostilla, es específicamente la colocación sobre un documento público, de una apostilla o anotación, la cual certificará la autenticidad del documento expedido en otro nación.
Cabe destacar que los países firmantes del XII Convenio de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, realizado el dia 5 de octubre del año 1961, reconocen por consiguiente la autenticidad de los documentos que se han expedido en otros países y llevan la apostilla.
Suprimiendo el requisito de legalización diplomática y consular de documentos públicos originados en un país del Convenio y que se pretendan utilizar en otro. Los documentos emitidos en un país del Convenio que hayan sido certificados por una apostilla deberán ser reconocidos en cualquier otro país del Convenio sin necesidad de otro tipo de autenticación.
Qué es el MPPRE
El MPPRE es el acrónimo del Ministerio del Poder Popular Para las Relaciones Exteriores. Forma parte del conjunto de ministerios que componen el sector ejecutivo del Gobierno de la República Bolivariana de Venezuela.
Es encargado de todas las operaciones de Venezuela en el área de las políticas exteriores con el resto de los países del mundo. Es tal su importancia que está bajo las órdenes directas del Presidente de la República.
Bajo su mando se encuentran todas las misiones diplomáticas venezolanas habilitadas en otros países, donde existan relaciones del tipo diplomático. Es decir, que todo lo relacionado con las embajadas y los consulados en territorio extranjero son dependencias directas del Ministerio de Relaciones Exteriores de Venezuela.
De igual forma, el MPPRE tiene una división donde se congregan por continentes las diferentes delegaciones diplomáticas que trabajan de forma activa.
